Er du virksomhedsejer eller regnskabsansvarlig i en virksomhed, så kender du uden tvivl til besværet og bøvlet når en kunde betaler for sent – men sikkert også til, når kunden slet ikke betaler jeres mellemværende.

Hver dag ser vi hos Debito rigtig mange eksempler på hvorfor en faktura ikke betales til tiden, ofte skyldes det en simpel forglemmelse hos skyldner – mens andre gange skyldes mere eller mindre bevidste handlinger for at undgå en faktura. Uanset hvad, er det ofte hårdt for de fleste virksomheders likviditet når en eller flere fakturaer ikke betales.

Om det er en simpel forglemmelse hos skyldner (debitor) eller bevidste handlinger for ikke at betale – så har vi samlet 5 tips du nemt kan implementere og gøre brug af i det daglige for at få dine penge hurtigere hjem, og på den måde en bedre likviditet.

 

# 1: Gennemgå jeres betalingsbetingelser

“Hvornår fakturerer du dine kunder?” Når vi stiller det spørgsmål til vores kunder, så har de i mange tilfælde ikke et klart svar. Nogle fakturerer én gang om ugen, nogle én gang om måneden, mens andre fakturerer hver dag og løbende ud fra arbejdets udførsel.

Nogle virksomhedsejere elsker at skrive regninger – mens andre hader det. Uanset hvilken gruppe du tilhører, så sørg for at få faktureret så ofte som du kan, og gerne mindst hver dag hvis muligt. For rigtig mange virksomheder har ofte en dårlig vane med eksempelvis kun at fakturere deres kunder ugentligt eller måndeligt. Det resulterer i et ringere cashflow – men også en øget risiko for at fakturere forkert eller fakturere for lidt når der går lang tid mellem.

 

# 2: Gennemgå løbende jeres betalingsfrister

Mange virksomheder tænker ikke over hvor vigtig deres betalingsbetingelser kan være for deres likviditet og cashflow. For hvis du skal være ærlig; hvor ofte har du så opdateret din virksomheds betalingsbetingelser og betalingsfrist? De fleste virksomheder har sansynligvis aldrig ændret dem – men det kan være en god (og billig) måde at få en bedre likviditet.

De fleste virksomheder har en betalingsfrist på 7 til 10 dage, hvilket er rigtig fint for langt hovedparten af danske virksomheder. Men desværre oplever vi rigtig mange virksomheder med betalingsfrister på både 30, 60 eller 90 dage. Når vi spørger dem hvorfor, så er svaret ofte “fordi det har den altid været”. Lavpraktisk betyder det, at med en betalingsfrist på 90 dage, at eksempelvis den løn du udbetaler til dine medarbejdere i dag, først dækkes ind fra kunderne om 3 måneder.
Visse virksomheder og brancher har tradition for at have lange betalingsfrister, og er for nogle brancher endda et konkurrenceparameter – eksempelvis inden for byggebranchen.

Vores anbefaling er, så vidt muligt, at nedbringe jeres betalingsfrist til maksimalt 7 – 10 hverdage. På den måde sikrer du dig (billigt) en bedre likviditet, men også en væsentlig nedbringelse af risikoen omkring ikke at få dækket jeres udgifter. For ikke nok med at en 90 dages betalingsfrist kraftigt påvirker likviditeten – så står virksomheden over for en øget risiko hvis betalingen ikke kommer. For hvis en betalingsfrist er på 90 dage, og den ikke betales til tiden, vil et eventuelt rykker- og eller inkassoforløb udskyde med langt mere end 90 dage.

En anden mulighed er, at eksempelvis at køre med differentieret betalingsfrister – så gode kunder eksempelvis får længere betalingsfrist, end nye kunder, hvis betalingsevne ikke er kendt endnu.

 

# 3: Få overblikket over jeres udestående

Rigtig mange virksomhedsejere, små som store, har ofte ikke et overblik over hvor mange fakturaer der har overskredet betalingsfrist, og som ikke er betalt. Årsagerne kan være mange, ofte skyldes det at bogholder ikke har bogført regnskabet op til dato – andre gange er det ikke en del af rapporteringen mellem bogholder og virksomhedens ejer.

Sørg derfor for, mindst en gang om ugen, at være opdateret på hvor mange fakturaer der er forfalden og størrelsen af dem. På den måde er det nemmere og hurtigere at tage hånd om de dårlige betalere – uanset om det skyldes en simpel forglemmelse eller bevidst handling fra debitor.

 

# 4: Gør noget ved jeres udestående – hellere i dag end i morgen

Mange synes ofte det er grænseoverskridende at skulle rykke efter sin betaling – det resulterer ofte i at det slet ikke bliver gjort. Alt statistik viser imidlertid at jo hurtigere du rykker efter dine penge – jo nemmere er det at få pengene hjem. Hos Debito vurderer vi, at for hver måned der går over forfaldsdatoen, er der cirka 8 – 12% dårligere chance for at få sine penge hjem.

Du har som virksomhed både mulighed for at ringe din skyldner op, eller at sende en rykkerskrivelse / påkravsskrivelse pålagt et rykkergebyr på 100 kroner.

 

# 5: Få opsat en procedure for håndteringen af jeres dårlige betalere

Rigtig mange virksomheder har ikke en fast procedure for håndteringen af deres dårlige betalere – det resulterer i ringe eller slet ingen håndtering.

Vores anbefaling er, at du som virksomhed opsætter få, men faste procedurer for håndteringen – og ikke mindst at de overholdes konsekvent.

Du kan eventuelt tage udgangspunkt i følgende punkter:
1) Hvem står for udsendelse af rykkerskrivelser / tager kontakt til debitor?
2) Hvor hurtigt udsender vi første rykkerskrivelse efter forfaldsdatoen?
3) Er det alle skyldnere vi udsender rykkerskrivelser til – Eller er det ikke nødvendigt med vores faste kunder?
4) Hvor mange gange tager vi fat i skyldner (rykkerskrivelser, telefonopkald, inkassovarsel, påkravsskrivelse) før vi overdrager sagen til inkasso?