Vi møder ofte selvstændige der har udfordringer med manglende overblik over virksomhedens økonomi. Årsagerne kan være mange, men ofte skyldes det travlhed og ustrukturerede arbejdsprocesser.

Som håndværker har du travlt ude hos kunder, som fysioterapeut har du travlt med behandlinger, som konsulent har du travlt med den næste deadline – man kunne blive ved!

Du er med andre ord nødt til at prioritere din tid og derfor bliver mange af de mindre interessante opgaver nedprioriteret. Med dette indlæg vil vi give dig 6 konkrete tips som du nemt kan benytte i din virksomhed til at skabe et bedre overblik over din virksomheds økonomi.

Overblik over de konkrete tips:

1. Planlæg dine administrative arbejdsopgaver
2. Udfør administrative arbejdsopgaver effektivt
3. Brug et online regnskabsprogram
4. Integrer dit regnskabsprogram med Debito
5. Automatiser dine procedurer
6. Inddrag dit bogholderi i arbejdsopgaverne
7. Bonustip 🎉

1. Planlæg dine administrative arbejdsopgaver

Det første tip er et mere generelt et af slagsen, men kan helt klart hjælpe dig med et bedre overblik over din virksomheds økonomi!

Brug et online kalenderværktøj som f.eks. Google Calendar til at planlægge dine administrative arbejdsopgaver. Du kan med fordel planlægge tilbagevendende opgaver på samme tidspunkter, så det bliver en rutine for dig f.eks. at gennemgå virksomhedens økonomi.

Ved at planlægge daglige, ugentlige eller månedlige administrative arbejdsopgaver sikrer du dig at du jævnligt får taget hånd om det administrative. Du vil løbende være orienteret omkring den økonomiske situation i virksomheden og det kan hjælpe dig med hvordan du fremadrettet driver din virksomhed.

De administrative arbejdsopgaver kan bl.a. være fakturering, betaling, lønudbetaling, opgavehåndtering, ordrehåndtering, opdatering af kundekartotek osv.

Derudover kan planlægningen hjælpe dig til at du i travle perioder har mere ro til at udføre dine primære arbejdsopgaver i virksomheden.

2. Udfør administrative arbejdsopgaver effektivt

Det første tip leder os naturligvis videre til det næste – udfør de administrative arbejdsopgaver mere effektivt. Der findes rigtig mange forskellige typer af administrative opgaver, men vi vil her fokusere på de opgaver der kan hjælpe med at skabe et bedre økonomisk overblik.

Vi hører ofte selvstændige nævne uoverskueligheden af administrative opgaver som den største årsag til ikke at få taget hånd om dem.

Lav tjeklister til alle dine administrative opgaver og opdater listerne løbende. Du kan f.eks. bruge Trello til dine tjeklister.

Derudover kan du med fordel have klargjorte skabeloner til f.eks. fakturering eller tilbud.

Ved at have tjeklister og skabeloner til dit administrative arbejde, kan du frigøre en masse tid til dine primære arbejdsopgaver og dermed mere tid til at tjene penge samt overblik over hvilke økonomiske opgaver der skal laves.

I vores dagligdag ser vi rigtig mange ubetalte fakturaer der indeholder fejl som f.eks. manglende eller forkerte informationer. Det kan i værste tilfælde betyde at fakturaen ikke kan benyttes som dokumentation til at starte en inkassosag.

Vi oplever endda kreditorer der glemmer at sende fakturaen rettidigt 😲 (HUSK planlægning af administrative arbejdsopgaver)

De typiske fejl vi ser i forbindelse med fakturering er manglende betalingsoplysninger, forkerte informationer på debitor, manglende fakturanummer og forfaldsdato.

Herunder har vi lavet et eksempel på en faktura der indeholder de korrekte informationer:

faktura-eksempel

3. Brug et online regnskabsprogram

Langt de fleste virksomheder bruger i dag et online regnskabsprogram til bl.a. udsendelse af fakturaer og opbevaring af dokumenter, tilbud og kundeinformationer. I praksis kan et online regnskabsprogram fungere som et mindre CRM-system. Regnskabsprogrammet giver dig også et overblik over betalinger og dermed også manglende betalinger fra dine kunder.

Vi anbefaler, at du bruger enten Dinero, e-conomic eller Billy som online regnskabsprogram.

Du kan udføre mange af dine administrative arbejdsopgaver via et online regnskabsprogram. Regnskabsprogrammet er med til at sikre dig et overblik over din virksomheds økonomi og dermed også et overblik over virksomhedens drift og udvikling.

4. Integrer dit regnskabsprogram med Debito

Med Debito har du mulighed for at integrere dit regnskabsprogram og det giver dig adgang til endnu flere funktioner der hjælper dig med økonomisk overblik og sikrer din virksomheds cashflow.

Vi anbefaler, at du integrerer dit regnskabsprogram med Debito. Det er helt gratis og med integrationen får du adgang til flere nyttige funktioner. Integrer dit regnskabsprogram her.

Med en integration til dit regnskabsprogram får du gennem din Debito-konto adgang til et dashboard der viser din virksomheds økonomiske situation. Med andre ord, Debito giver dig overblikket over det reelle beløb du har faktureret dine kunder for samt et overblik over hvilke fakturaer der er betalt.

Det betyder ligeledes, at Debito hjælper dig med at opdage når dine kunder ikke betaler fakturaen. Herfra hjælper vi selvfølgelig med hele rykker- & inkassoprocessen.

Via din Debito-konto får du et overblik over igangværende sager og kan derfor altid følge status og handlinger på dine sager.

5. Automatiser dine procedurer

Mange virksomheder lider under at de ikke har faste rammer og procedurer til opgaver de udfører jævnligt. Især hvis der er mange manuelle handlinger forbundet med udførelsen.

Det kan have den konsekvens at din virksomhed bruger unødig meget tid på koordinering af hvem der gør hvad og hvornår det skal gøres.

Automatiser alle de procedurer du har mulighed for i din virksomhed. Det kan f.eks. være projektstyring, ordrehåndtering og rykkerstyring.

Med Debito har du mulighed for at automatisere din håndtering af dårlige betalere og rykkerstyring. Du beslutter hvordan du ønsker det skal være og derfra håndterer vi alt for dig.

Du kan f.eks. vælge om du ønsker at sende en venlig påmindelse til kunden omkring den manglende betaling eller du ønsker at sende en rykkerskrivelse med rykkergebyr. Du kan komme i gang her.

6. Inddrag dit bogholderi i arbejdsopgaverne

Uanset om du har en bogholder internt i virksomheden eller du benytter en ekstern bogholder, så bør du inddrage din bogholder i arbejdsopgaverne.

Du kan f.eks. få din bogholder til at levere virksomhedens økonomiske nøgletal til dig og bruge dem i forbindelse med udførelse af dine administrative opgaver.

Vi anbefaler, at du giver din bogholder adgang til Debito og lader bogholderen have det økonomiske overblik. Bogholderen kan samtidig håndtere ubetalte fakturaer samt løbende holde dig opdateret. Kontakt os her for at give adgang til en bogholder.

Ved at inddrage dit bogholderi i arbejdsopgaverne frigiver du en masse tid til dine primære arbejdsopgaver. Du sikrer samtidig at der bliver taget hånd om opgaverne og løbende skabt et overblik over din virksomheds økonomi.

7. Bonustip 🎉

Få Debito til at hjælpe dig med et bedre økonomisk overblik!

Vi tilbyder nu at hjælpe både nye og eksisterende kunder med at få integreret sit regnskabsprogram til Debito og få sat det hele op!

Vi ser meget frem til at hjælpe dig og din virksomhed med opsætningen, så vi sammen kan sikre likviditet og cashflow samt få skabt et bedre økonomisk overblik.