Dette indlæg er udgivet i samarbejde med Dinero – regnskabsprogram til iværksættere.

Du vil sikkert gerne have dine penge i kassen, hvis du har lavet et stykke arbejde – og det kan du fx få hjælp til af et inkassofirma. Det kræver dog, at du har styr på de nødvendige informationer; fejl i oplysningerne hjælper nemlig ikke din sag.

Mange virksomheder oplever desværre problemer med at starte og gennemføre inkassosager på grund af manglende eller fejlagtige oplysninger. Det kan være fejl i beløb, eller måske betalingsbetingelser såsom forfaldsdato. Fejlene kan i værste fald betyde, at inkassobureauer og advokater løber ind i problemer med at inddrive dine penge. 

Regnskabsprogram holder styr på fakturering 
For at undgå mulige fejl i indtastning af oplysninger er det en god idé at bruge et regnskabsprogram til at fakturere dine kunder. Der er nemlig en del mulige faldgruber at tage hensyn til i processen, og der kan et godt regnskabsprogram give overblik og hjælpe dig til at overskue indholdet af de forskellige oplysninger ved oprettelsen af fakturaer. 

Det gælder blandt andet informationer om varer og ydelser – fx antal, enhed, stykpris og totalpris, og de oplysninger gør det nemmere for dig at sikre, at beløbets størrelse er korrekt. 

Desuden minimerer et godt regnskabsprogram tastearbejdet, ligesom risikoen for fejl mindskes, fordi fakturaen har de faste oplysninger koblet på sig. Betalingsbetingelserne, herunder antal dage til betaling samt en forfaldsdato, er et godt eksempel. Et andet eksempel er bankoplysningerne; altså reg.nr. og kontonr. samt et fakturanummer, som din kunde skal angive ved betaling til dig. 

Desuden skal renter og gebyrer ved betaling efter forfald være angivet – og den information fremgår typisk fast i regnskabsprogrammet. 

Rykkerprocedure med dit regnskabsprogram
Betaler man for sent, koster det – og fakturaer lavet i et godt regnskabsprogram, vil have renten ved manglende betaling angivet på sig, så du mindsker risikoen for menneskelige fejl.

Et endnu bedre regnskabsprogram regner desuden selv beløbene for renten ud – for derefter at påføre gebyret til rykkeren. Det samme er tilfældet, hvis der sendes mere end én rykker, hvor rykkergebyrer, renter og evt. kompensationsgebyr fra tidligere rykkere også udregnes og påføres rykkerskrivelsen. 

Oveni hatten vil visse regnskabsprogrammer informere dig om, hvor mange dage der skal gå mellem dine rykkere, hvor mange rykkere du maksimalt må sende, og om det beløb, der maksimalt må påføres som rykkergebyr – ligesom et inkassovarsel bør fremgå af rykkeren, så inkassolovens §10 er overholdt. Det er nemlig centralt for, at du kan overdrage din sag til inkasso.

Regnskabsprogram – din bedste forudsætning for en inkassosag
Som du kan læse, er der mange regler og love at holde styr på i forbindelse med manglende betaling – og der kan brugen af et regnskabsprogram altså spare dig tid,  sikre at du overholder loven, mindske din risiko for fejl ved manuelle indtastninger og give de bedste forudsætninger til det inkassofirma, der skal hive dine penge hjem.

En krølle på halen er, at et godt regnskabsprogram som fx Dinero samtidigt gemmer din data sikkert og elektronisk, så du slipper for fx at skulle arkivere fakturaer i papirform – og så du nemt kan finde og videresende den relevante information. 
Ved på den måde at gøre faktura- og rykkerprocessen nemmere og mere sikker for dig selv giver du dig selv langt bedre muligheder for at få inddrevet de penge, du har arbejdet for.


Artiklen er skrevet af Dinero, og er hverken betalt eller sponseret heraf. Debito og Dinero har et samarbejde om at hjælpe iværksættere.