Databehandleraftale

indgået mellem

[Navn]
CVR-nr.: [CVR-nr.]
[Adresse]
[Postnr. og by]

(den ”Dataansvarlige”)

og

Debito ApS
CVR-nr.: 36965762
Skelagervej 15
9000 Aalborg

(”Databehandleren”)

(Den Dataansvarlige og Databehandleren kaldes tilsammen ”Parterne” og hver for sig en ”Part”)

BILAG TIL DATABEHANDLERAFTALEN

Bilag 1 Hovedydelsen
Bilag 2 Tekniske og organisatoriske sikkerhedskrav og garantier
Bilag 3 Dokumentation for overholdelse af forpligtelser
Bilag 4 Den Dataansvarliges forpligtelser
Bilag 5 Underdatabehandlere
Bilag 6 Overførsel til tredjelande og internationale organisationer

 

  • BAGGRUND OG FORMÅL

Parterne har aftalt levering af visse ydelser fra Databehandleren til den Dataansvarlige, som nærmere beskrevet i Parternes særskilte aftale herom samt bilag 1 til denne aftale (”Hovedydelserne”).

I den forbindelse behandler Databehandleren personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, hvorfor Parterne har indgået denne aftale med underliggende bilag (”Databehandleraftalen”)

Databehandleraftalen har til formål at sikre, at Databehandleren overholder den til enhver tid gældende persondataretlige regulering, herunder navnlig:

  • Persondataloven (lov 2000-05-31 nr. 429 med senere ændringer)
  • Persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016), når denne får virkning.

 

OMFANG

Databehandleren bemyndiges til at foretage behandling af personoplysninger på den Dataansvarliges vegne på vilkårene fastsat i Databehandleraftalen.

Databehandleren må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige (”Instruks”). Denne Databehandleraftale inkl. bilag udgør Instruksen på underskriftstidspunktet.

Instruksen kan til enhver tid ændres eller konkretiseres nærmere af den Dataansvarlige.

Databehandleren må, i det omfang andet ikke følger af Databehandleraftalen, benytte alle relevante hjælpemidler, herunder IT-systemer.

 

  • VARIGHED

Databehandleraftalen gælder indtil enten (a) aftalen om levering af Hovedydelserne ophører eller (b) Databehandleraftalen opsiges eller ophæves.

 

  • DATABEHANDLERENS FORPLIGTELSER

Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger:

Databehandleren har ansvaret for at gennemføre fornødne (a) tekniske og (b) organisatoriske foranstaltninger for at sikre et passende sikkerhedsniveau. Foranstaltningerne skal gennemføres under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammensætning og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. Databehandleren skal bl.a. tage kategorien af personoplysninger beskrevet i bilag 1 i betragtning ved fastlæggelsen af disse foranstaltninger.

Databehandleren skal gennemføre de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger som fremgår af (a) bilag 2 til denne Databehandleraftale samt (b) aftalen om levering af Hovedydelserne.

Databehandleren garanterer overfor den Dataansvarlige, at Databehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at Databehandlerens behandling af personoplysninger opfylder kravene i den til enhver tid gældende persondataretlige regulering.

Parterne er enige om, at de afgivne garantier anført i bilag 2 er tilstrækkelige på tidspunktet for indgåelsen af denne Databehandleraftale.

Medarbejderforhold:

Databehandleren skal sikre, at medarbejdere, der behandler personoplysninger for Databehandleren, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

Databehandleren skal sikre, at adgangen til personoplysningerne begrænses til de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt at behandle personoplysninger for at kunne opfylde Databehandlerens forpligtelser over for den Dataansvarlige.

Databehandleren skal sikre, at medarbejdere, der behandler personoplysninger for Databehandleren, kun behandler disse i overensstemmelse med Instruksen.

Dokumentation for overholdelse af forpligtelser:

Databehandleren skal på skriftlig anmodning dokumentere overfor den Dataansvarlige, at Databehandleren:

  • Overholder sine forpligtelser efter denne Databehandleraftale og Instruksen.
  • Overholder bestemmelserne i den til enhver tid gældende persondataretlige regulering, for så vidt angår de personoplysninger, som behandles på den Dataansvarliges vegne.

Databehandlerens dokumentation heraf skal ske inden rimelig tid.

Det nærmere indhold af forpligtelserne er beskrevet i bilag 3 til denne Databehandleraftale.

Fortegnelser over behandlingsaktiviteter:

Databehandleren skal løbende føre en fortegnelse over behandlingen af personoplysningerne, i det omfang en af nedenstående betingelser er opfyldt:

  • Databehandleren beskæftiger mere end 250 medarbejdere,
  • Databehandlerens behandling af personoplysninger sandsynligvis vil medføre en risiko for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder,
  • Behandlingen ikke er lejlighedsvis,
  • Behandlingen omfatter særlige kategorier af personoplysninger, eller
  • Behandlingen vedrører straffedomme og lovovertrædelser.

Fortegnelsen skal indeholde følgende oplysninger:

  • Kategorier af behandlinger, der foretages på vegne af den Dataansvarlige.
  • Databehandlerens medarbejdere, der foretager databehandling af personoplysningerne.
  • Hvis det er relevant, Underdatabehandlere (som defineret i punkt 6) og disses medarbejdere, der foretager databehandling af personoplysningerne.
  • En generel beskrivelse af tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der foretages i forbindelse med behandlingen,
  • Hvis det er relevant, angivelse af tredjelande eller internationale organisationer, hvortil personoplysningerne overføres, samt dokumentation for passende garantier.
  • Kontaktoplysninger på Databehandlerens og Underdatabehandlerens kontaktperson eller databehandlingsrådgiver (hvis udpeget).

Databehandleren stiller inden rimelig tid efter anmodning fortegnelserne til rådighed for den Dataansvarlige eller enhver relevant tilsynsmyndighed.

Sikkerhedsbrud:

Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige om brud på persondatasikkerheden, der potentielt kan føre til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysningerne behandlet for den Dataansvarlige (”Sikkerhedsbrud”).

Sikkerhedsbrud skal meddeles til den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse.

Databehandleren skal vedligeholde en fortegnelse over alle Sikkerhedsbrud. Fortegnelsen skal som minimum dokumentere følgende:

  • De faktiske omstændigheder omkring Sikkerhedsbruddet,
  • Sikkerhedsbruddets virkninger, og
  • De trufne afhjælpningsforanstaltninger.

Fortegnelsen skal efter skriftlig anmodning stilles til rådighed for den Dataansvarlige eller tilsynsmyndighederne.

Bistand:

Databehandleren skal i fornødent og rimeligt omfang bistå ved den Dataansvarliges opfyldelse af dennes forpligtelser ved behandling af personoplysningerne, der er omfattet af denne Databehandleraftale, herunder ved:

  • besvarelser til registrerede ved udøvelse af disses rettigheder,
  • Sikkerhedsbrud,
  • konsekvensanalyser, og
  • forudgående høringer fra tilsynsmyndighederne.

Databehandleren skal herunder fremskaffe de oplysninger, der skal indgå i en anmeldelse til tilsynsmyndigheden, i det omfang Databehandleren er den nærmeste hertil.

Databehandleren har krav på betaling efter medgået tid og forbrugte materialer for bistand i medfør af dette punkt.

 

  • DEN DATAANSVARLIGES FORPLIGTELSER

Den Dataansvarlige har de forpligtelser, der fremgår af bilag 4.

 

  • UNDERDATABEHANDLERE

Databehandleren må kun gøre brug af en tredjepart til behandlingen af personoplysninger for den Dataansvarlige (”Underdatabehandler”) i det omfang dette fremgår af:

  • bilag 5 til denne Databehandleraftale, eller
  • Instruks fra den Dataansvarlige.

Databehandleren og Underdatabehandleren skal indgå en skriftlig aftale, som pålægger Underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser, som påhviler Databehandleren (herunder i medfør af denne Databehandleraftale).

Den Dataansvarlige skal på skriftlig anmodning have udleveret alle aftaler indgået med eventuelle Underdatabehandlere.  

Underdatabehandleren handler herudover ligeledes alene på Instruks fra den Dataansvarlige. Al kommunikation med Underdatabehandleren varetages af Databehandleren. Enhver ændret eller konkretiseret Instruks fra den Dataansvarlige skal straks videregives af Databehandleren til Underdatabehandleren.

Databehandleren er direkte ansvarlig for Underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på samme vis, som var behandling foretaget af Databehandleren selv.

 

OVERFØRSEL TIL TREDJELANDE OG INTERNATIONALE ORGANISATIONER

Databehandleren må kun overføre personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer i det omfang dette fremgår af:

  • bilag 6 til denne Databehandleraftale, eller
  • Instruks fra den Dataansvarlige.

Overførsel af personoplysninger må i alle tilfælde kun ske i det omfang, det er tilladt ifølge den til enhver tid gældende persondataretlige regulering.

 

DATABEHANDLING UDENFOR INSTRUKSEN

Databehandleren kan behandle personoplysninger udenfor Instruksen i tilfælde, hvor det kræves af EU-retten eller national ret, som Databehandleren er underlagt.

Ved behandling af personoplysninger udenfor Instruksen skal Databehandleren underrette den Dataansvarlige om årsagen hertil. Underretningen skal ske, inden behandlingen foretages og skal indeholde en henvisning til de retlige krav, der ligger til grund for behandlingen.

Underretning skal ikke ske, hvis underretning vil være i strid med EU retten eller den nationale ret.  

 

MISLIGHOLDELSE

Reguleringen af misligholdelse i aftalen om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf. I tilfælde af at aftalen om levering af Hovedydelserne ikke tager stilling hertil, skal gældende rets almindelige misligholdelsesbeføjelser finde anvendelse på denne Databehandleraftale.

 

ANSVAR OG ANSVARSBEGRÆNSNINGER

Reguleringen af ansvar og ansvarsbegrænsninger og i aftalen om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf.

Parterne er ansvarlige i overensstemmelse med gældende rets almindelige regler, dog med de begrænsninger der følger af dette afsnit.

Parterne fraskriver sig ethvert ansvar for indirekte tab og følgeskader, herunder driftstab, tab af goodwill, tab af besparelser og indtægter, inklusive udgifter til at indvinde mistede indtægter, rentetab og tab af data.

 

FORCE MAJEURE

Reguleringen af force majeure i aftalen om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf.

Databehandleren kan ikke gøres ansvarlig for forhold, der almindeligvis må betegnes som force majeure, herunder, men ikke begrænset til, krig, optøjer, terror, opstand, strejke, ildsvåde, naturkatastrofer, valutarestriktioner, import- eller eksportrestriktioner, afbrydelse af almindelig samfærdsel, afbrydelse af eller svigt i energiforsyningen, offentlige dataanlæg og kommunikationssystemer, længerevarende sygdom hos nøglemedarbejdere, virus samt indtrædelse af force majeure hos underleverandører.

 

FORTROLIGHED

Reguleringen af fortrolighed i aftalen om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf.

Information vedrørende indholdet af denne Databehandleraftale, de underliggende Hovedydelser, den anden Parts forretning, der enten i forbindelse med overgivelsen til den modtagende Part er angivet som fortrolig information, eller som efter sin natur eller i øvrigt klart må opfattes som fortrolig, skal behandles fortroligt og med mindst samme omhu og diskretion som partens egne fortrolige informationer. Data, herunder persondata, udgør altid fortrolige informationer.

Fortrolighedsforpligtelsen gælder dog ikke for information, som er eller bliver offentlig tilgængelig, uden dette skyldes brud på en Parts fortrolighedsforpligtelse eller information, som allerede er i den modtagende Parts besiddelse uden tilsvarende fortrolighedsforpligtelse eller information, som selvstændigt er udviklet af den modtagende Part.

 

OPHØR

Opsigelse og ophævelse:

Databehandleraftalen kan alene opsiges eller ophæves i overensstemmelse med bestemmelserne om opsigelse og ophævelse i aftalen om levering af Hovedydelserne.

Opsigelse eller ophævelse af denne Databehandleraftale kan alene ske ved – og berettiger til - samtidig opsigelse eller ophævelse af dele af aftalen om levering af Hovedydelserne, der vedrører behandling af personoplysninger i medfør af Databehandleraftalen.

Virkning af ophør:

Databehandlerens bemyndigelse til at behandle personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige bortfalder ved Databehandleraftalens ophør, uanset årsag.

Databehandleren må fortsat behandle personoplysningerne i op til 12 måneder efter Databehandleraftalens ophør, i det omfang dette er nødvendigt for at foretage nødvendige lovpligtige foranstaltninger. I samme periode er Databehandleren berettiget til at lade personoplysningerne indgå i Databehandlerens sædvanlige backupprocedure. Databehandlerens behandling i denne periode anses fortsat for at ske under overholdelse af Instruksen.

Databehandleren og dennes Underdatabehandlere skal tilbagelevere alle personoplysninger, som Databehandleren har behandlet under denne Databehandleraftale, til den Dataansvarlige ved Databehandleraftalens ophør, i det omfang den Dataansvarlige ikke allerede er i besiddelse af personoplysningerne. Databehandleren er herefter forpligtet til at slette alle personoplysninger fra den Dataansvarlige. Den Dataansvarlige kan anmode om fornøden dokumentation for, at dette er sket.

 

TVISTLØSNING

Reguleringen af tvistløsning, inkl. lovvalg og værneting, i aftalen om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf.

Databehandleraftalen er underlagt dansk ret med undtagelse af (a) regler, der fører til anvendelse af anden lov end dansk lov samt (b) FN konventionen om internationale løsørekøb (CISG).

Opstår der uoverensstemmelser i forbindelse med Databehandleraftalen eller dens gennemførelse, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på direktionsniveau i Parternes organisationer.

Kan Parterne ikke opnå en løsning ved forhandling, er Parterne berettiget til at kræve tvisten afgjort endeligt ved retssag ved de almindelige domstole. Retten i Aalborg er valgt som værneting. Retsplejelovens henvisningsregler til Landsret og Sø- og Handelsret skal dog fortsat finde anvendelse.

 

FORRANG

Såfremt der er modstrid mellem denne Databehandleraftale og aftalen om levering af Hovedydelserne, har denne Databehandleraftale forrang, med mindre andet følger direkte af Databehandleraftalen.

 

 

Bilag til databehandleraftalen

 

BILAG 1 - HOVEDYDELSEN

Hovedydelsen:

Debito ApS er en privat virksomhed med færre end 250 medarbejdere, der hjælper erhvervsdrivende med inddrivelse af udeståender ved at formidle sager til samarbejdspartnere i form af inkassobureauer og advokatvirksomheder.
Debito behandler som en del af sin kerneaktivitet almindelige, ikke-følsomme personoplysninger til legitime formål som beskrevet herunder.

Personoplysninger:

Typer af personoplysninger, der behandles i sammenhæng med levering af Hovedydelsen:  

  • Almindelige personoplysninger.
  • Andre personlige oplysninger, herunder oplysninger om gældsforhold (debitorer).

Kategorien af registrerede identificerede eller identificerbare fysiske personer omfattet af Databehandleraftalen:

  • Ansatte
  • Kunder
  • Debitorer

 

BILAG 2 - TEKNISKE OG ORGANISATORISKE SIKKERHEDSKRAV OG GARANTIER

Specifikke tekniske og organisatoriske sikkerhedskrav:

Der stilles følgende specifikke krav til Databehandlerens fysiske sikkerhed:

  • Der opbevares ikke kundedata fysisk på virksomhedens lokation.
  • Virksomhedens lokation er beskyttet med adgangskontrol og desuden underlagt restriktioner jf. gældende regler fra Finanstilsynet.
  • Kunde- og sagsdata opbevares hos en sikret leverandør jf. liste over underleverandører.

Der stilles følgende specifikke krav til Databehandlerens organisatoriske sikkerhed:

  • Adgangen til persondata er begrænset til medarbejdere med direkte ansvarsområde jf. Instruksen.

Der stilles følgende specifikke krav til Databehandlerens sletning af personoplysninger:

  • Såfremt det vurderes at det ikke længere er relevant at opbevare persondata jf. Instruksen kan registrerede personer henvende sig skriftligt til dpo@debito.dk mhp. vurdering af sletning af data.

 

BILAG 3 - DOKUMENTATION FOR OVERHOLDELSE AF FORPLIGTELSER

Som led i Databehandlerens demonstrering overfor den Dataansvarlige af overholdelse af sine forpligtelser efter Databehandleraftalen skal nedenstående punkter udføres og overholdes.

Generel dokumentation til den dataansvarlige:

Databehandleren er på skriftlig anmodning forpligtet til at fremsende følgende generelle dokumentation til den Dataansvarlige:

  • En erklæring fra Databehandlerens ledelse om, at Databehandleren under sin behandling af personoplysninger på den Dataansvarliges vegne løbende sikrer overholdelse af sine forpligtelser efter denne Databehandleraftale.
  • En beskrivelse af de praktiske tiltag, herunder såvel tekniske som organisatoriske, som Databehandleren har gennemført for at sikre overholdelse af sine forpligtelser efter Databehandleraftalen. Beskrivelsen kan bl.a. omfatte en fremstilling af etablerede og implementerede ledelsessystemer for informationssikkerhed og for behandling af personoplysninger samt beskrivelsen af andre iværksatte tiltag. Databehandleren er som led heri også forpligtet til at deltage i opfølgende møder med den Dataansvarlige herom.
  • En beskrivelse af hvilke kontrolforanstaltninger Databehandleren har iværksat og gennemført til måling og kontrol af virkningen af det etablerede ledelsessystem for informationssikkerhed og for behandling af personoplysninger samt resultatmålinger herfra.

Den generelle dokumentation skal udleveres senest fem arbejdsdage efter, at den Dataansvarlige har fremsat sin skriftlige anmodning overfor Databehandleren, med mindre andet aftales konkret. Databehandlerens udarbejdelse af dokumentation sker for Databehandlerens egen regning.

Øvrigt:

Overstående punkter skal ikke anses for udtømmende, og Databehandleren er derfor forpligtet til at foretage sådanne yderligere handlinger og tiltag, som er nødvendige for demonstration af Databehandlerens forpligtelse i Databehandleraftalen.

Databehandleren er ikke forpligtet til at følge en anmodning fra den Dataansvarlige i henhold til dette bilag 3 hvis anmodningen strider mod den persondataretlige regulering. Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige i det omfang, det er Databehandlerens vurdering, at dette er tilfældet.

 

BILAG 4 - DEN DATAANSVARLIGES FORPLIGTELSER

Forpligtelser:

Den Dataansvarlige har følgende forpligtelser:

  • at sikre sig, at personoplysningerne er ajourførte
  • at sikre sig, at Instruksen er lovlig set i forhold til den til enhver tid gældende persondataretlige regulering
  • at Instruksen er hensigtsmæssig set i forhold til denne Databehandleraftale og Hovedydelsen.

 

BILAG 5 - UNDERDATABEHANDLERE

Generelt:

Den Dataansvarlige meddeler med Databehandleraftalen sin forudgående generelle skriftlige godkendelse til, at Databehandleren kan gøre brug af en Underdatabehandler. Den dataansvarlige kan altid ajourføre sig om aktuelle underdatabehandlere via databehandlerens hjemmeside.

Den Dataansvarlige har mulighed for at gøre indsigelser gældende mod en sådan Underdatabehandler i det omfang, der er en rimelig grund hertil.



BILAG 6 - OVERFØRSEL TIL TREDJELAND OG INTERNATIONALORGANISATION

Generelt:

Personoplysninger kan ikke underkastes behandling af Databehandleren eller en Underdatabehandler i et land uden for den Europæiske Union, EØS (et ”Tredjeland”) eller lande/organisationer som er omfattet af internationalt anerkendte aftale som f.eks. Privacy Shield, eller en international organisation, medmindre den Dataansvarlige giver konkret tilladelse hertil.

Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige om overførslen, inden den finder sted.