Krav og regler til en faktura

Der findes en lang række krav og regler til hvordan du som erhvervsdrivende skal lave en faktura. I denne artikel guider vi dig til hvordan du laver korrekt fakturering. 

krav og regler til faktura

Generelle fakturaregler og fakturakrav

For at en faktura er udstedt korrekt, skal den overholde en lang række formalier for at være gyldig. Mange bruger dagligt "regning" eller "afregningsbilag" som betegnelse for en faktura, men her gælder præcis de samme regler.

Alle virksomheder skal som udgangspunkt udstede en faktura når de sælger en vare eller en ydelse. Det gælder uanset hvilken virksomhedsform der er tale om. Kunden har ydermere altid ret til at få fakturaen, der ligeledes ofte fungerer som garantibevis og købsbevis for handlen.

I Danmark findes kravene til en faktura i Momsbekendtgørelsen kapitel 12, Fakturakrav - krav til fakturaens indhold § 58.

Med en faktura holdes der styr på hvilke varer eller ydelser der er solgt, til hvem, til hvilken pris og hvornår. I fysiske butikker udstedes der i praksis sjældent en faktura, men her har en kvittering for købet tilsvarende juridiske gyldighed som en udstedt faktura.

Virksomheder der ikke er momsregistret må ikke påføre en faktura med moms - det samme gør sig gældende, hvis en privatperson udsteder en faktura.

Krav til faktura

Der findes en lang række krav til hvad en faktura eller regning skal indeholde for at være gyldig. Jf. SKAT skal du som virksomhed overholde følgende krav for fakturering når du sender udsteder en faktura til din kunde:

  1. Udstedelsesdato (fakturadato)
    Her skrives den dato fakturaen er udstedt til kunden. Denne dato er også typisk benævnt som fakturadatoen.
  2. Et fortløbende nummer (Fakturanummer)
    Det fortløbende nummer må i princippet starte hvor du ønsker men er fortløbende for at holde styr på rækkefølgen af dine fakturaer.
  3. Virksomhedens momsnummer
    Virksomhedens SE-nummer (eller CVR-nummer) skal oplyses kunden på fakturaen.
  4. Virksomhedens navn og adresse
    Virksomhedens navn og adresse skal fremgå af fakturaen til kunden.
  5. Købers navn og adresse
    Købers navn og adresse skal oplyses på fakturaen for at identificere hvem køber af produktet eller tjenesteydelsen er.
  6. Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
    Her skal oplyses mængden samt typen af det leverede vare (eksempelvis 5 kg hakket fars) - dette er for at sikre sig at kunden ved hvad kunden har købt, og hvor meget.
  7. Leveringsdatoen for produktet eller tjenesteydelsen
    Dette skal kun påføres fakturaen, såfremt denne er forskellig fra fakturadatoen.
  8. Momsgrundlaget, prisen pr. enhed uden moms og eventuelle afgifter.
    Her oplyses den købte vares eller ydelsens pris uden moms.
  9. Momssatsen
    Her skal momssatsen oplyses.Typisk 25 % (Bemærk kunstnermoms på 5%)
  10. Momsbeløbet i kroner og øre
    Her oplyses i kroner og øre hvor meget momsen udgøre separat ud af det samlede beløb.

Regnskabsprogrammer overholder regler for fakturering

Flere og flere virksomheder benytter online regnskabsprogrammer til at fakturere deres kunder - og det er med god grund. Et regnskabsprogram hjælper nemlig med at overholde alle regler for en faktura sådan at fakturakravet er gyldigt. Samtidig er det væsentlig nemmere at holde styr på alle faktureringer, debitorer og økonomien helt generelt.

Vi ser dog ofte stadig en masse virksomheder der ikke benytter et regnskabsprogram til fakturering, men i stedet vælger at lave fakturaer i hånden eller i et Excel regneark. Det er der som udgangspunkt ikke noget forkert i, og reglerne for en faktura er præcis de samme. Vi anbefaler dog altid at benytte et regnskabsprogram til fakturering da det sikrer virksomheder med at begå fejl i forbindelse med faktureringen som kan have den konsekvens at fakturaen er ugyldig.

Regnskabsprogrammerne giver dig den fordel at du kan gemme informationerne på dine kunder. Det betyder, at du kun i første omgang skal sikre dig at du har indtastet korrekte informationer og at du løbende opdaterer informationerne. Har du mange tilbagevendende kunder, kan det også være tidsbesparende. Samtidig kan du gennem flere online regnskabsprogrammer se om dine kunder har modtaget din faktura på mail og om de har åbnet selve mailen. Vi anbefaler altid at du benytter et regnskabsprogram til dine fakturaer.

Typiske fejl på en faktura

Størstedelen af virksomheder overholder kravene til en faktura, men alligevel modtager vi ofte fakturaer hvor der er lavet fejl der gør fakturaen ugyldig.

Vi ser ofte fakturaer hvor der kun er påført et navn som f.eks. "Jens" eller "Jens Jensen". Det kan være at man ikke har flere oplysninger på kunden eller at man kender kunden personligt og ikke tænker at det kan blive en potentiel dårlig betaler. Uanset årsagen så er det kreditors eget ansvar at have informationer på kunden og påføre disse på fakturaen.

Har du ikke andre oplysninger end eksempelvis debitors fulde navn, så bør du bede din kunde om at oplyse adresse, telefonnummer, email og evt. CPR / CVR nummer inden du sælger dit produkt eller ydelse. Din faktura er i princippet værdiløs hvis den ikke er udstedt korrekt.

En anden fejl vi ofte ser er, at beskrivelsen af det udførte arbejde eller solgte produkt eller ydelse. Vi ser mange der ofte blot skriver "Udført arbejde 5000 kroner" - uden at nævne hvilket arbejde der er udført. Hvis man som debitor modtager mange fakturaer, kan det være svært at huske den konkrete. Det kan derfor være bevidst at fakturaen ikke bliver betalt fordi den ikke indeholder en præcis beskrivelse.

Sørg derfor generelt altid at påføre så meget viden på din faktura så muligt - fakturaen er penge værd, men kun hvis oplysningerne er korrekte og fyldestgørende - både for din egen skyld, men også for din kundes.

Hvad gør jeg hvis min faktura ikke er betalt?

Hvis du har en faktura der ikke er betalt, er det afgørende at fakturaen opfylder kravene. Det er nemlig kun muligt at starte inddrivelse hvis fakturaen opfylder kravene.

Det gælder uanset om din faktura er udstedt til privat, til en virksomhed eller til det offentlige.

Har du en ubetalte faktura som opfylder alle krav til en faktura, så kan vi hos Debito hjælpe med at inddrive dit tilgodehavende. Kom i gang med Debito ved at oprette en bruger.