Sådan skrives en korrekt faktura:
Krav og regler

Der findes en lang række krav til en faktura som du som erhvervsdrivende skal kende til.
Her guider vi dig igennem alle relevante krav og regler og til hvordan en faktura skrives og udsendes korrekt.

Hvem skal udstede en faktura?

I udgangspunktet skal alle virksomheder udstede en faktura, uanset om deres selskabsform er et ApS, A/S, enkeltmandsselskab eller andet - når virksomheden sælger en vare eller en tjenesteydelse til en kunde.

I Danmark er det et lovkrav at man som virksomhed fakturerer i følge bogføringsloven. Med en faktura holdes der styr på hvilke vare der er solgt, til hvem, til hvor meget, og hvornår. I fysiske butikker udstedes der i praksis sjældens en faktura, men her er en kvittering (bon) tilsvarende til en faktura.



Hvor er reglerne og kravene?

For at en faktura er udstedt korrekt, skal den overholde en lang række formalier for at være gyldig.

Disse formalier er bestemt i Bekendtgørelse om merværdiafgift (momsbekendtgørelsen) kapitel 12, "Fakturakrav".

Virksomheder der ikke er momsregistret må ikke påføre en faktura med moms - det samme gør sig gældende, hvis en privatperson udsteder en faktura.




Smarteste måde at udstede en faktura på

Der udstedes i dag fakturaer på en lang række forskellige måder, og i virksomhederne er det ofte traditionsbundet for hvordan den på bedst mulige vis udskrives og udsendes.

Nogle virksomheder skriver en faktura i hånden i en såkaldttriplikatbog, en bog med printede fortløbende numre, og hvor virksomheden typisk selv får en kopi på bagvedliggende karbonpapir. Nogle virksomheder vælger også at producere deres fakturaer i excel. 

I dag udskrives og udsendes langt de fleste virksomheder deres fakturaer i deres regnskabsprogram, så som e-conomic, billy, dinero, C5 - systemer der ofte er online og letanvendelige. 

Disse programmer overholder typisk alle gængse krav til en faktura, og på den måde sikrer du dig, at overholde alle formaler. Det eneste du blot skal sikre dig, er at du har udfyldt alle felter korrekt, og det leverede produkt er beskrevet fyldestgørende. 

Uanset om du skriver dine fakturaer i hånden, i excel eller gennem dit regnskabsprogram, skal du overholde kravene nedenfor.

Krav til en faktura

Der findes en lang række krav du, som virksomhed skal overholde for at en faktura er korrekt. Jf. SKAT skal en faktura indholde: 

  1. Udstedelsesdato (fakturadato)
    Her skrives den dato fakturaen er udstedt til kunden. Denne dato er også typisk benævnt som fakturadatoen.
  2. Et fortløbende nummer
    Det fortløbende nummer må i princippet starte hvor du ønsker men er fortløbende for at holde styr på rækkefølgen af dine fakturaer.
  3. Virksomhedens momsnummer
    Virksomhedens SE-nummer (eller CVR-nummer) skal oplyses kunden på fakturaen.
  4. Virksomhedens navn og adresse
    Virksomhedens navn og adresse skal fremgå af fakturaen til kunden.
  5. Købers navn og adresse
    Købers navn og adresse skal oplyses på fakturaen for at identificere hvem køber af produktet eller tjenesteydelsen er.
  6. Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
    Her skal oplyses mængden samt typen af det leverede vare (eksempelvis 5 kg hakket fars) - dette er for at sikre sig at kunden ved hvad kunden har købt, og hvor meget.
  7. Leveringsdatoenfor produktet eller tjenesteydelsen
    Dette skal kun påføres fakturaen, såfremt denne er forskellig fra fakturadatoen.
  8. Momsgrundlaget, prisen pr. enhed uden moms og eventuelle afgifter.
    Her oplyses den købte vares eller ydelsens pris uden moms.
  9. Momssatsen
    Her skal momssatsen oplyses.Typisk 25 % (Bemærk kunstnermoms på 5%)
  10. Momsbeløbet i kroner og øre
    Her oplyses i kroner og øre hvor meget momsen udgøre separat ud af det samlede beløb.

Fakturaen er penge værd!

Vi fornemmer, at mange virksomheder godt kender til overstående krav, og når der kun påføres "Jens Jensen" som modtager af en faktura, så sker det dels grundet dovenskab og dels måske fordi man vitterligt ikke kender andre detaljer end debitors fulde navn.

Vi anbefaler at du følger overstående vejledning til en korrekt faktura, om end det kan kræve lidt ekstra tid at udfylde for dig som kreditor - så er det ofte givet godt ud, især også ved inkasso.

Har du ikke andre oplysninger end eksempelvis debitors fulde navn, ja så be' om debitors adresse, telefonnummer og evt. CPR / CVR nummer.

Har du alle debitors oplysninger, så sørg for at påføre dem fakturaen - det gør eksempelvis inkasso langt nemmere, og langt mere effektivt når du påfører en faktura så mange oplysninger så muligt.

Alle ved at en faktura er penge værd, ofte i form af omsætning til virksomheden - men er fakturaen ikke udfyldt korrekt eller fyldestgørende, og betaler kunden ikke, ja så er fakturaen faktisk værdiløs, hvis du kun ved at din skyldner hedder eksempelvis Jens og bor i Århus.

Det samme gør sig gældende ved beskrivelsen af det (eller de) udførte tjenester eller produkter. Vi ser mange der ofte blot skriver "Udført arbejde 5000 kroner" - men hvad for et stykke arbejde er udført? Hvor mange timer er der brugt på det? Er der materialeforbrug? Spørgsmål en debitor ofte vil stille og som altid er relevant. Sørg derfor altid for at være grundig når du beskriver hvad der er udført eller leveret. 

Derfor skal du have styr på din faktura

Vi oplever heldigvis at rigtig mange virksomheder er gode til at udstede en faktura korrekt og efter gængse normer og standarder.
Virksomhederne er udmærket godt klar over at der både skal oplyses CVR, afsender og modtager på en faktura.

Vi oplever imidlertid også at rigtig mange ikke har styr på helt basale ting, så som at skrive debitors fulde oplysninger på fakturaen.

Mange virksomheder skriver eksempelvis "Jens" som debitor, uden hverken CPR, CVR eller adresse.
Dette stiller dig som kreditor i en ekstrem vanskelig situation hvis du eksempelvis oplever at fakturaen ikke bliver betalt, og får brug for inkasso. For hvem er "Jens"? Hvordan identificeres han? Og er det den rigtige Jens der er handlet med?

Med andre ord er en korrekt udfyldt faktura en afgørende faktor for, at du som kreditor opnår en høj succes med inkasso.

Fakturaen er penge værd!

Vi anbefaler at du følger overstående vejledning til en korrekt faktura, om end det kan kræve lidt ekstra tid at udfylde for dig som kreditor - så er det ofte givet godt ud.

De fleste ved, at en faktura har en værdi i form af omsætning til virksomheden - men er i praksis fuldstændig

Faktura privat

Køber du som virksomhed et produkt eller en ydelse af en privatperson skal du i udgangspunktet altid have en faktura herpå.

Fakturaen udstedt af en privat skal, lige som med overstående krav, indeholde dels hvad der er udført og hvem køber og sælger (debitor og kreditor) er.

Derudover er det særdeles vigtigt, at du som privatperson ikke pålægge fakturaen moms, såfremt du ikke er momsregistreret.

Har du en ubetalt faktura du gerne vil have krævet ind?

Debito hjælper små som store virksomheder med inkasso og indkrævning af fakturaer. Skal vi også hjælpe dig?

Kom gratis i gangFra 0 kr