Faktura

Både private og virksomheder kan udskrive en faktura for et stykke arbejde der er udført - eller for et produkt der er leveret. Alle kan skrive en faktura, men der er visse regler der skal overholdes for at være gyldig - læs alt du bør vide her.

Hvad er en faktura?

En faktura, også kaldt en regning, og er en opgørelse over hvad en virksomhed eller privatperson har leveret af produkter eller ydelser.

Fakturaen bruges som dokumentation for begge parter (køber og sælger), og er med til at dokumentere 1) hvem sælger er, 2) hvem køber er, 3) hvad der er købt, 4) hvor meget der er købt 5) hvornår det er købt, 6) hvornår det købte skal betales - og ikke mindst hvor meget af det købte der udgøre moms og andre afgifter.

En faktura bruges i både køber og sælgers bogholderi og skal eksempelvis bruges i en virksomheds regnskab, for at kunne dokumentere sine momsbelagte indkøb - så disse kan fratrækkes i momsregnskabet.
En privatperson kan naturligvis ikke fratrække momsen på en faktura, såfremt personen ikke er momsregistreret - men kan bruge fakturaen som dokumentation for sit køb: eksempelvis i forbindelse med garanti og reklamation.

Grundlæggende er der to typer af fakturaer: købsfaktura og salgsfaktura. Uanset type af faktura har virksomheder jf. bogføringsloven pligt til, overfor SKAT, at opbevare alt regnskabsmateriale, herunder fakturaer i 5 år. Private har grundlæggende ingen opbevaringspligt på fakturaer, men det anbefales at opbevare fakturaer som minimum inden for en eventuelt garanti- eller reklamations-periode.

Krav og regler til en faktura

Krav til en faktura findes hos SKAT og i bekendtgørelse om merværdiafgift §58 (kapitel 12 "Fakturakrav") - i daglig tale kaldet momsbekendtgørelsen.

Hvis du som virksomhed benytter de gængse regnskabsprogrammer (Billy, Dinero, E-conomic, C5 eller lignende) ja så kan du som udgangspunkt godt regne med, at dine fakturaer efterlever alle regler og krav til en faktura.

Grundlæggende er der 6 ting der skal være med på en faktura.

På inkassoskolen har vi en side med krav og regler til en faktura

Grundlæggende krav til en korrekt faktura:

1) Fakturadato (Fakturaens udstedelsesdato)
2) Et fortløbende fakturanummer (så du kan identificere kravet)
3) Sælgers CVR / CPR nr.
4) Sælgers navn og adresse
5) Mængden, arten, omfanget af det leverede produkt / ydelse
6) Afgiftgrundlaget (Momsgrundlaget)

Som grundregel kan siges, at des flere oplysninger der fremgår på en regning - jo bedre dokumentation er den for køber, sælger og SKAT.

Faktura som privatperson (Uden CVR nr. eller momsregistrering)

Både SKAT og årsregnskabsloven har krav og regler til at virksomheder skal udstede en faktura for en handel - uanset hvad virksomheden grundlæggende arbejder med og sælger.

Private har også mulighed for at udstede en faktura - og sker det, at en privatperson, uden CVR nummer / momsnummer, der ikke er momsregistreret sælger et produkt eller serviceydelse til en virksomhed, skal privatpersonen udstede en faktura for købet til virksomheden.

Privatpersonen skal i udgangspunktet overholde samme krav som vist ovenfor: Hvem er køber, Hvem er sælger, Hvad er der købt, Hvor meget er købt og hvad er beløbet på?
Husk at privatpersoner der ikke er momsregistreret ikke kan pålægge moms på en faktura - og dermed kan en virksomhed heller ikke fratrække moms fra en faktura sendt fra en privatperson.

Faktura skabelon

Grundlæggende er der ingen krav til hvordan en faktura er designet eller hvordan den perfekte skabelon ser ud i forhold til en faktura.
Fakturaen skal indeholde de 6 overstående ting og skal være letlæselig.

Bruger du en af de gængse regnskabsprogrammer har du uden tvivl rig mulighed for selv at forme, designe og skabe en faktura ud fra dine ønsker - men ud fra en skabelon

Vi har på vores inkassoskole formet den ideelle skabelon for en faktura - læs mere her om vores faktura skabelon formet i excel. 

Forældelse af en faktura

Hvad mange desværre ikke er klar over er, at en faktura og dermed dens krav og indhold, kan forælde.

En faktura forælder i udgangspunktet efter 3 år - fra det tidspunkt hvor en sælger kunne have forventet af have fået sine penge. Sender en virksomhed med andre ord en faktura et år efter det udførte arbejde (og dermed tidspunktet for man kunne have forventet pengene), ja så gælder de 3 års forældelse altså ikke fra forfaldsdatoen - men et år tidligere.

Forældelseslovens § 2 formulerer det således: "forældelsesfristerne regnes fra det tidligste tidspunkt, til hvilket fordringshaveren kunne kræve at få fordringen opfyldt".

Hvis du som de fleste virksomheder udsender en faktura efter afsluttet arbejde, så gælder forældelsesfristen altså fra forfaldsdatoen på fakturaen.

Afbrydelse af forældelse og 10 års forældelsesfrist

I udgangspunktet har alle virksomheders (faktura)krav, 3 års forældelse - tidligere var det 5 år, men nedsat i 2008 med den nye forældelseslov.

Du har imidlertid mulighed for at afbryde forældelsesfristen ved at bringe fakturaen for retten, få en skyldnererklæring på beløbet eller et gældsbrev. Som grundregel kan siges, at alt man har debitors underskrift på, forfældes efter 10 år.

10 års forældelsesfristen gælder ligeledes på domme fra fogedretten, samt visse bank- og låne-krav.

Få styr på dine ubetalte fakturaer

Vores system vælger den bedste løsning så du kan få inddrevet dine penge.

Indsend dine sager Gratis