Faktura & fakturering

En faktura skal overholde visse regler for at fakturaen er gyldig. I de fleste tilfælde vil en faktura blive udstedt på baggrund af et stykke arbejde der er udført eller et produkt der er leveret. Bliv klogere på reglerne ved fakturering i artiklen herunder.

faktura

Hvad er en faktura?

En faktura bliver i daglig tale ofte kaldet en regning. Fakturaen eller regningen kan betegnes som en slags opgørelse over de produkter eller ydelser der er leveret og som der skal betales for. Det er altså dokumentation for både debitor og kreditor omkring en handel.

Grundlæggende er der to typer af fakturaer: en købsfaktura og en salgsfaktura. Uanset hvilken type af faktura der er tale om, så har virksomheder jf. bogføringsloven pligt til, overfor SKAT, at opbevare alt regnskabsmateriale, herunder fakturaer i 5 år. Private har grundlæggende ingen opbevaringspligt af fakturaer, men det anbefales at opbevare fakturaer som minimum inden for en eventuelt garanti- eller reklamationsperiode.

Hvilke krav og regler er der til fakturering?

En faktura bliver som nævnt brugt som dokumentation for både køber og sælger, og for at dokumentationen er gyldig, er der nogle betingelser der skal være opfyldt.

Krav til en faktura findes hos SKAT og i bekendtgørelse om merværdiafgift §58 (kapitel 12 "Fakturakrav") - i daglig tale kaldet momsbekendtgørelsen.

Hvis du som virksomhed benytter regnskabsprogrammerne Billy, Dinero eller e-conomic, kan du som udgangspunkt godt regne med, at dine fakturaer efterlever alle regler og krav der er til en faktura.

Grundlæggende er der 6 ting der skal være med på en faktura.

  1. Fakturadato (Fakturaens udstedelsesdato)
  2. Et fortløbende fakturanummer (så du kan identificere kravet)
  3. Sælgers CVR / CPR nr.
  4. Sælgers navn og adresse
  5. Mængden, arten, omfanget af det leverede produkt / ydelse
  6. Afgiftgrundlaget (Momsgrundlaget)

    Som grundregel kan siges, at des flere oplysninger der fremgår på en regning - jo bedre dokumentation er den for køber, sælger og SKAT.

Fakturering gennem regnskabsprogram

Ved at benytte et regnskabsprogram til fakturering, sikrer du at du overholder kravene til en faktura.

Det giver dig også den fordel at du gennem Debito har mulighed for at integrere dit foretrukne regnskabsprogram med Debito sådan at du nemt kan holde styr på din økonomi og se hvilke fakturaer der er betalt.

Med integrationen har du lavet alt forarbejdet der gør at en eventuel rykkerproces eller inkassoproces kan opstartes hurtigt - og det er noget der er meget afgørende for dit cashflow.

Du kan oprette en bruger hos Debito her og derfra integrere med dit regnskabsprogram.

Faktura skabelon

Grundlæggende er der ingen krav til hvordan en faktura er designet eller hvordan den perfekte skabelon ser ud i forhold til en faktura. Fakturaen bør opfylde kravene for at være gældende.

Vi oplever alt for ofte virksomheder der selv har forsøgt at udarbejde deres skabeloner til fakturaer, men hvor de har lavet fejl der kan være afgørende for dine muligheder for f.eks. opretholdelse af kravet eller inddrivelse af tilgodehavende såfremt debitor ikke betaler fakturaen.

Derfor anbefaler vi altid at du benytter et regnskabsprogram som Dinero, Billy eller e-conomic til at sende fakturaer, så du sikrer dig at du opfylder kravene.

Forældelse af en faktura

Hvad mange desværre ikke er klar over er, at en faktura og dermed dens krav og indhold, kan forælde.

En faktura forælder i udgangspunktet efter 3 år - fra det tidspunkt hvor en sælger kunne have forventet af have fået sine penge. Sender en virksomhed med andre ord en faktura et år efter det udførte arbejde (og dermed tidspunktet for man kunne have forventet pengene), ja så gælder de 3 års forældelse altså ikke fra forfaldsdatoen - men et år tidligere.

Forældelseslovens § 2 formulerer det således: "forældelsesfristerne regnes fra det tidligste tidspunkt, til hvilket fordringshaveren kunne kræve at få fordringen opfyldt".

Hvis du som de fleste virksomheder udsender en faktura efter afsluttet arbejde, så gælder forældelsesfristen altså fra forfaldsdatoen på fakturaen.

Du har imidlertid mulighed for at afbryde forældelsesfristen ved at bringe fakturaen for retten, få en skyldnererklæring på beløbet eller et gældsbrev. Som grundregel kan siges, at alt man har debitors underskrift på, forfældes efter 10 år.

10 års forældelsesfristen gælder ligeledes på domme fra fogedretten, samt visse bank- og lånekrav.